“Hybrid Workplace” สำนักงานแบบผสมผสาน (ไฮบริด) เทรนด์ปัจจุบัน และอนาคต

สำนักงานแบบไฮบริดคืออะไร

สำนักงานแบบไฮบริดเป็นสถานที่ที่มีความยืดหยุ่นในแง่ของการทำงาน  พนักงานที่ทำงานแบบไฮบริดอาจใช้เวลาบางส่วนในที่ทำงานจริง เช่น สำนักงาน และบางเวลาทำงานจากระยะไกล อาจเป็นที่บ้าน หรือร้านกาแฟ หรือพื้นที่ทำงานอื่น ๆ   ผู้ทำงานในสำนักงานแบบไฮบริดในหนึ่งสัปดาห์อาจเข้าทำงานในสำนักงานสองวัน และทำงานจากที่บ้านอีกสามวัน หรือสี่วันทำงานที่บ้านและหนึ่งวันในสำนักงาน  ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจ นโยบายการบริหารจัดการของแต่ละองค์กร และตำแหน่งงานที่รับผิดชอบ

โควิด 19 จุดเปลี่ยนของรูปแบบการทำงาน

การทำงานแบบผสมผสานได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นเมื่อเร็ว ๆ นี้  ด้วยนโยบายบางประการ พนักงานขาวอเมริกันส่วนใหญ่สามารถเลือกทำงานแบบผสมผสาน และกว่า 70% วางแผนในการเลือกทำงานแบบผสมผสานในอีกสามปีข้างหน้า  สำหรับประเทศที่กำลังพัฒนาตัวเลขนี้จะต่ำกว่า เช่น ประเทศไทย ซึ่งมีงานเพียงส่วนน้อยที่สามารถทำได้ด้วยคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แต่ก็ยังถือว่ามีพัฒนาการในเรื่องของรูปแบบการทำงาน

การที่ผู้คนหลายล้านคนต้องทำงานจากที่บ้าน  โควิด-19 เป็นเพียงตัวเร่งให้รูปแบบการทำงานแบบผสมผสานแพร่หลายมากขึ้น  ก่อนการเกิดโรคระบาด หลายบริษัทอาจจะตื่นตระหนกหากคุณบอกพวกเขาว่าในไม่ช้าพนักงานส่วนใหญ่ของพวกเขาจะทำงานจากที่บ้าน อย่างไรก็ตามหลายบริษัทสามารถเปลี่ยนรูปแบบการทำงานได้อย่างราบรื่น   รูปแบบการทำงานแบบผสมผสานเป็นที่นิยมอย่างมากในหมู่พนักงาน ทำให้หลาย ๆ คนทำงานอย่างมีความสุขขึ้น และไม่แสดงทีท่าว่าจะย้ายงาน   การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานอย่างกะทันหันได้กลายเป็นที่รู้จักกันในชื่อความปกติใหม่ (New Normal)

การปรับตัวเข้าสู่ New Normal

ข้อกังวลที่เข้าใจได้สำหรับธุรกิจจำนวนมากที่เปลี่ยนมาทำงานแบบผสมผสาน คือการคงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานให้ได้สูงสุด พนักงานบางคนถูกคาดหวังให้ทำงานตามตารางที่กำหนดไว้โดยไม่คำนึงถึงสถานที่  บางคนอาจได้รับความยืดหยุ่นมากขึ้นจากหัวหน้าของพวกเขา ไม่ว่าในกรณีใด การสื่อสารถือเป็นสิ่งสำคัญ

แนวทางการทำงานแบบยืดหยุ่นนี้เป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงที่กว้างขึ้นซึ่งเรียกกันว่า สถานที่ทำงานแบบคล่องตัว (Agile Workplace)   สถานที่ทำงานแบบคล่องตัวตอบรับกับนโยบายการทำงานที่มีความยืดหยุ่นของพนักงาน วันที่เข้าทำงาน ชั่วโมงการทำงาน รูปแบบการใช้พื้นที่สำนักงาน การนำเทคโนโลยีมาใช้ หรือการทำงานร่วมกันจากที่บ้านอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพ สิ่งเหล่านี้เป็นอีกหนึ่งแนวทางนำไปสู่การพัฒนา work-life balance ที่ดีขึ้นของคนทำงานและเป็นแนวคิดหลักที่อยู่เบื้องหลังความยืดหยุ่นที่จะส่งผลให้วัฒนธรรมการทำงานมีพลวัตและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความท้าทายที่เกิดขึ้น

หนึ่งในอุปสรรคของ work from home ที่เกิดขึ้นคือ การมีสิ่งอำนวยความสะดวกในการทำงานอย่างครบครันที่บ้านเหมือนกับการนั่งทำงานในออฟฟิศ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทั้งบริษัทและพนักงานต้องเรียนรู้และปรับตัวเพื่อให้การทำงานราบรื่นที่สุด ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือการเรียนรู้การใช้โปรแกรมการประชุมออนไลน์ อย่าง Zoom และ Microsoft Teams หรือการใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเข้าถึงข้อมูลส่วนกลางของบริษัท

อีกหนึ่งความท้าทายคือ เมื่อพนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านหรือที่ใดก็ได้ ทำให้พื้นที่สำนักงานมีจำนวนพนักงานเข้าไปใช้ลดลง บริษัทต้องปรับแผนการใช้พื้นที่สำนักงานใหม่ รวมถึงการออกแบบพื้นที่ภายในที่เอื้อต่อความยืดหยุ่นในการใช้งาน เช่น มีพื้นที่ส่วนกลางมากขึ้น หรือจากที่เคยมีโต๊ะทำงานประจำแต่ละคน จะถูกเปลี่ยนเป็นการใช้โต๊ะแบบหมุนเวียน (Hot Desking) ที่ทุกคนสามารถนั่งทำงานตรงไหนก็ได้ หรือเมื่อเข้ามาในสำนักงาน ห้องประชุมที่เดิมเน้นเป็นห้องขนาดใหญ่ สามารถนั่งได้หลายคน ได้ถูกเปลี่ยนเป็นห้องขนาดเล็ก ๆ ใช้ประชุม นั่งหารือสั้น ๆ ใช้เวลาไม่นาน และมีห้องประชุมที่มีซอฟต์แวร์ อุปกรณ์เครื่องเสียง หน้าจอขนาดใหญ่ สำหรับการประชุมทางไกลหรือเมื่อประชุมอย่างเป็นทางการ ผ่านระบบการจองห้องประชุมที่พนักงานแต่ละคนสามารถทำการจองเองได้ภายในไม่กี่นาที

อย่างไรก็ตามการใช้พื้นที่สำนักงานยังคงมีความจำเป็นต่อการทำงาน เพราะหนึ่งในความสำคัญของการดำเนินธุรกิจ คือ ความสามารถในการรักษาไว้ซึ่งวัฒนธรรมองค์กร บุคลากรผู้มีความชำนาญ และการมีปฏิสัมพันธ์กันระหว่างพนักงานเพื่อก่อเกิดไอเดียใหม่ ๆ ในการพัฒนาธุรกิจต่อไป

สุขภาพ ความเป็นอยู่ที่ดี และสำนักงานแบบไฮบริด

ก่อนการระบาดของโควิด 19 พนักงานออฟฟิศสามารถพบปะ พูดคุย แลกเปลี่ยนความคิดกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างเต็มที่ มีช่วงเวลาพัก และได้ผ่อนคลาย ในขณะที่การ work from home เป็นระยะเวลาหนึ่ง ๆ ติดต่อกัน การนั่งทำงานคนเดียวภายในห้องหน้าจอคอมทั้งวัน อาจทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกเครียดหรือเหงาได้ การทำงานรูปแบบผสมผสาน ทำให้พนักงานได้พบเพื่อนร่วมงานในวันที่เข้าทำงานในสำนักงาน แต่ยังสามารถทำงานที่ต้องใช้สมาธิ ใช้ความคิดได้อย่างเต็มที่ในวันที่ทำงานจากบ้าน จึงสามารถแก้ปัญหาและสร้างสมดุลในการทำงานได้ดีขึ้น

เมื่อสำนักงานใหญ่หรือพื้นที่สำนักงานถูกกลับมาใช้งานได้ ภายใต้นโยบายการทำงานใหม่ของบริษัท หลังการแพร่ระบาดของโควิด 19 ความสะอาด สุขภาวะที่ดีของพนักงานเป็นสิ่งที่ถูกคำนึงถึงตามมา ทำให้บริษัทและพนักงานตื่นตัวอย่างจริงจังในการควบคุมดูแลสุขภาพ เช่น การมีคุณภาพอากาศที่สะอาดปลอดเชื้อ ผ่านการกรองในอาคารและพื้นที่สำนักงาน   ขณะเดียวกันอาคารสำนักงาน  องค์กรหลายแห่งตอบรับสนองความต้องการของตลาดอย่างรวดเร็วในการจัดพื้นที่ให้มีความสะอาด ปลอดภัยต่อสุขภาวะทางร่างกายและจิตใจ เช่น อาคารสำนักงานสร้างใหม่ จะมีการตั้งเป้าหมายอาคารให้ผ่านมาตรฐานสุขภาวะที่ดีระดับสากล ผ่านประกาศนียบัตรรับรองคุณภาพ เช่น WELL Certification หรือ Fitwel Certification ที่มีเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

การทำงานในอนาคต

ความสามารถในการทำงานได้อย่างราบรื่น ซึ่งหลายธุรกิจได้ปรับตัวเข้ากับ new normal เป็นสิ่งที่น่าสนับสนุน   สิ่งสำคัญสำหรับพนักงานและธุรกิจต่าง ๆ ในขณะนี้คือการใช้ประสบการณ์ที่ได้รับและความเข้าใจว่าการทำงานแบบผสมผสานจะยังคงมีอยู่ต่อไป การสื่อสาร ความยืดหยุ่น และความคล่องตัวนั้นเป็นพื้นฐาน  ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานเป็นกุญแจสำคัญ พร้อมทั้งพิจารณาผลกระทบทางร่างกายและจิตใจจากการเปลี่ยนแปลงอย่างมากดังกล่าว ซึ่งเกิดขึ้นกับทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของบริษัททุกแห่ง ซึ่งก็คือบุคลากรของบริษัทนั่นเอง